Insbesondere für Gewerbetreibende fallen eine Vielzahl von Kosten und unterschiedlichen Zusatzkosten an, die nicht mit den eigentlichen Kernkompetenzen des Unternehmens in Verbindung stehen und trotzdem notwendig sind. Zu diesen Kosten zählen vor allem die Raumkosten, die in Zusammenhang mit betrieblich genutzten Gebäuden oder Räumlichkeiten anfallen, wie beispielsweise die Kosten für Strom, ggf. Miete, Wasser, Heizung, Reparatur und Instandhaltung, Versicherungen, Schornsteinfeger und Grundsteuer sowie insbesondere auch die Kosten für regelmäßig anfallende Reinigungen, auf die z. B. in Bürogebäuden mit Kundenverkehr, Arztpraxen und Kanzleien nicht verzichtet werden kann. Also alle Kosten, die bei der betrieblichen Nutzung von Gebäuden und Räumlichkeiten anfallen können, ohne dass es sich hierbei um Kosten handelt, die sich auf Produktion oder Arbeitstätigkeit beziehen.

Reinigungsmaßnahmen selbst durchführen?

Da Unternehmer zumeist nicht die Zeit aufbringen, anfallende Gebäude- und Raumreinigungsmaßnahmen selbst durchzuführen, so dass es oft sinnvoller ist, eine Reinigungskraft zu beschäftigen oder ein professionelles Reinigungsunternehmen zu beauftragen, was in Bezug auf die Kosten oft vorteilhafter ist, da hier keine Sozialabgaben getragen werden müssen. Jedoch sollte grundsätzlich darauf geachtet werden, dass es sich bei einem Reinigungsunternehmen oder einer freiberuflichen Reinigungskraft auch um eine solche handelt. Denn nicht jede freiberufliche Tätigkeit wird auch als solche anerkennt, was schnell dazu führen kann, dass die Tätigkeit nicht als unabhängige, sondern abhängige Tätigkeit bewertet wird, so dass Unternehmer oft Steuer als auch Sozialversicherung für den entsprechenden Zeitraum nachzahlen müssen, was sehr hohe Kosten mit sich bringen kann.

Grundsätzlich besteht bei allen anfallenden Reinigungskosten die Möglichkeit, diese steuerlich als sogenannte Raumkosten geltend zu machen. Dies gilt auch dann, wenn die Reinigungsmaßnahmen durch professionelle Reinigungsunternehmen ausgeführt werden. Hier kommt zum einen der normale Vorsteuerabzug zum Tragen und zum anderen auch eine Steuerminderung im Rahmen der betrieblichen regelmäßigen Raumkosten. Auch honorarbasierende Reinigungsverträge können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wobei zu beachten ist, dass an dieser Stelle keine Vorsteuerabzüge durchgeführt werden können, sondern ausschließlich die Anrechnung an die Raumkosten zum Tragen kommt.

Kosten steuerlich geltend machen

Ebenfalls steuerlich relevant sind die Kosten für die Reinigung und Desinfektion von Betriebszubehör wie beispielsweise Arbeitskleidung oder Werkzeuge und Arbeitsmaterial, sofern es sich hierbei um Gegenstände handelt, die ausschließlich für die betriebliche Tätigkeit verwendet werden. Darüber hinaus bezieht sich die steuerliche Absetzbarkeit auch auf die Reinigung von Firmenfahrzeugen sowie die Instandhaltung und Reinigung von unternehmenseigenen Außenbereichen und den professionellen Winterdienst, der ebenfalls anteilig abgerechnet werden kann.

Durch den Unternehmer selbst ausgeführte Reinigungsarbeiten können jedoch nicht abgesetzt werden, da für eine steuerliche Anerkennung Rechnungen sowie deren Zahlung anhand von Überweisungen und Quittungen nachgewiesen werden müssen. Was jedoch abgesetzt werden kann sind beispielsweise angeschaffte Reinigungsmittel wie Putzmittel, Fensterreiniger und Polsterreiniger, Pflege- und Desinfektionsmittel sowie auch Raumlufterfrischer etc. Hierbei kommen ebenso der Vorsteuerabzug als auch die Anrechnung als Raumkosten in Betracht. Wichtig ist jedoch immer, dass für alle Ausgaben entsprechende Nachweise vorhanden sind, da diese sonst durch das zuständige Finanzamt nicht anerkannt werden.

Ihr Team von Gebäudereinigung Berlin